Хранение подлинников и учет документации (документов, документированной информации, материалов, док.) системы менеджмента качества (СМК), тиражирование их копий осуществляет заместитель генерального директора по развитию (ЗГДР).
Документация системы менеджмента качества подлежит обязательной регистрации в Реестре внутренних документов СМК.
Подлинники док. (на бумажных носителях) хранятся у заместителя генерального директора по развитию в условиях, обеспечивающих их необходимую сохранность и оперативный поиск (в папках, сейфах, шкафах и т.п).
Документированная информация в электронном виде (в формате Word) помещаются заместителем генерального директора по развитию в электронную папку «СМК».
Ответственность за регистрацию и хранение материалов СМК несет заместитель генерального директора по развитию.
Заместитель генерального директора по развитию устно информирует всех заинтересованных лиц с введением в действие документации системы менеджмента качества. Заинтересованные руководители и сотрудники обязаны ознакомиться с утвержденным док-том и выполнять требования, изложенные в материалах. Ответственность за ознакомление с документами системы менеджмента качества возложена на заместителя генерального директора по развитию.
Срок ознакомления персонала с новыми док. (и/или изменениями к ним) не должен превышать пяти рабочих дней с момента их утверждения за исключением уважительных причин (командировка, отпуск, болезнь и др.). В этом случае срок ознакомления с документацией составляет пять дней после выхода сотрудника на работу.
В случае введения в действие документированной информации без оформления приказа ЗГДР информирует всех заинтересованных лиц с документированными материалами.
Должностные лица – пользователи, имеющие необходимость в копиях док. на бумажных носителях на рабочих местах, обращаются к ЗГДР с устной заявкой на получение копии.
Выдаваемые учтенные копии документов регистрируются ЗГДР в Реестре выдачи копий документированной информации системы менеджмента качества. На титульном листе каждого экземпляра копии документа на бумажном носителе проставляется штамп (или производится надпись) «Учтенная копия № ____». Число копий определяется в количестве, необходимом для обеспечения всех заинтересованных пользователей. Самостоятельное печатание и размножение документации руководителями и сотрудниками Компании запрещено.
Ответственность за ознакомление сотрудников с документированными материалами и обеспечение пользователей док. системы менеджмента качества несет представитель руководства по качеству (ПРК).
Документы СМК подлежат проверке на актуальность. Конкретные док. и срок их актуализации определяет генеральный директор с учетом количества и важности вносимых изменений.
Решение о внесения изменений в документированную информацию СМК в период между проверками на актуальность принимает генеральный директор Компании на основе предложений ПРК и/или должностного лица – разработчика документации системы менеджмента качества.
Ответственность за своевременную проверку на актуальность документированных материалов возложена на ПРК.
Проверку документированной информации производит должностное лицо - разработчик данного документа. Цели проверки документов:
- определение соответствия положений документа достигнутому уровню Компании и системе управления Компанией;
- определение соответствия док. требованиям внешних нормативных док. (законов, норм, правил, стандартов, технических условий и др.);
- определение соответствия док. применяемой технологии изготовления продукции и/или порядка проведения работ;
- устранение выявленных несоответствий в формулировках положений и требований документированных материалов.
При необходимости, проверка информации может быть поручена генеральным директором другим исполнителям.
Проведенная проверка может повлечь за собой изменение информации. Под изменением понимается любое исправление, включение или добавление каких-либо данных. Измененным материалам присваивается следующий по порядку номер версии.