Документированная информация системы менеджмента качества (далее СМК) литейно-механического завода ООО «НТЦ-БУЛАТ» дает единое понимание Политики и Целей в области качества, определяют ответственность, права и обязанности по менеджменту качества, устанавливают единый порядок взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей при реализации процессов СМК.
К внутренней документированной информации СМК относятся:
- политика и цели в области качества литейного завода;
- Положение о СМК;
- стандарты организации (далее СТО);
- организационно-распорядительная документированная информация (устав, штатное расписание, должностные инструкции, профессиональные инструкции, приказы, распоряжения, протоколы);
- положения, инструкции, методики и др., необходимое для результативного управления процессами деятельности;
- конструкторско-технологическая документация (чертежи, эскизы, схемы, расчеты и т.п.);
- договорная документация;
- корреспонденция (письма, справки, уведомления, факсы, телеграммы и др.).
Основными документированными материалами для изготовления металлических изделий и деталей на заказ по технологии литья под давлением алюминиевых сплавов являются технологические карты. В технологических картах указаны основные параметры техпроцесса изготовления алюминиевых деталей на заказ, используемое оборудование и инструменты для литья металла на заказ, методы контроля соответствия продукции требованиям чертежей.
К внешним источникам относятся:
- нормативные источник (законы, постановления, стандарты, технические условия, правила, нормы и др.);
- информационно-справочные источники (классификаторы, справочники, каталоги и др.).
Управление документированными источниками в организации основывается на следующих принципах:
- учет всех действующих на предприятии документов;
- обеспечение сохранности документации, исключение их порчи и утраты;
- обеспечение порядка доступа и идентификация документов, статуса их пересмотра и изменений к ним;
- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения и управление их рассылкой;
- проведение актуализации документов по мере необходимости;
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов.
Структура, содержание и оформление документированных источников определяется разработчиком соответствующего документа.
Все нормативные документированные источники внутреннего происхождения является интеллектуальной собственностью завода и подлежит обязательной регистрации в Реестре внутренних документов по установленной форме.
Внутренние нормативные документированные источники хранятся в местах ограниченного доступа (внешних и компьютерных жестких дисках, USB-флеш-накопителях, шкафах, столах и т.п.), исключающих возможность ее порчи. Документация, содержащяя конфиденциальную информацию, хранится в сейфах.
Заместитель генерального директора в компьютере формирует электронную папку под названием «СМК» и осуществляет в ней хранение следующих документов (в формате Word): Политика и Цели в области качества, СТО, положения, инструкции, методики, документы по внутренним аудитам, документы по анализу СМК со стороны руководства, документы по сертификации системы качества, др. документы. Для обеспечения сохранности документов СМК осуществляется их еженедельное резервное копирование на записывающее устройство (USB-флеш-накопитель, внешний жесткий диск).
Для устаревших документов заместитель генерального директора по развитию формирует и ведет электронную папку «Архив документов». Документы в этой папке хранятся для справочных целей до минования надобности. Необходимость удаления из папки «Архив документов» какого-либо документа определяет представитель руководства по качеству (далее ПРК).
Предоставление и передача нормативных документов внутреннего происхождения сторонним лицам и внешним организациям осуществляется с разрешения ПРК.
Каждый сотрудник литейно-механического завода ООО «НТЦ-БУЛАТ» при наличии сомнений в достоверности документированной информации перед началом работы должен убедиться в актуальности документа на настоящий момент: уточнить у других пользователей данного источника информации, получить информацию из электронных информационных баз данных и др. способами.
Ответственность за выполнение требований к документированной информации возлагается на ПРК, а в его отсутствие - на должностное лицо, временно его заменяющее.