Изменение документа (далее - док., документация, документированная информация, материалы) системы менеджмента качества (далее СМК) производится при изменении:
- положений и требований документации, на которые имеется ссылка в документе, изменении её обозначения и/или наименования;
- технологии изготовления продукции (оказания услуг);
- структуры управления Компанией, функций подразделений и обязанностей персонала;
- других элементов СМК.
Изменение действующей документации производится по процедуре, применяемой при разработке, согласовании, проверке и утверждении нового документа.
Ответственным за разработку изменений к документированной информации является должностное лицо, разработавшее материал.
Изменение документированной информации СМК осуществляются посредством издания новой версии материала. При этом в таблицу актуализации док. - «Сведения об актуализации документа», приведенную на странице 2 документации, вносятся данные о новой версии материалов.
При издании новой версии документированной информации номер обозначении документа СМК не изменяется.
Порядок обеспечения пользователей новыми версиями док. СМК, рассылка их и ознакомление аналогичен порядку, применямому к действующим материалам.
Отмена документов СМК производится:
- при утверждении новой версии документации;
- при выявлении необходимости соединения нескольких док. в один или разделении одного документа на несколько с целью детализации установленных требований;
- при существенных изменениях организационно-штатной структуры и номенклатуры продукции (оказываемых услуг);
- в любых других обоснованных случаях.
Документированная информация аннулируются приказом генерального директора.
На титульном листе подлинника недействительного док. (на бумажном носителе), оставленного для справочных и/или юридических целей, заместитель генерального директора по развитию проставляет штамп или отметку «Отменен приказом № ___ от _____». Это осуществляется в целях предотвращения непреднамеренного (ошибочного) использования недействительной документации.
Подлинники недействительных док. передаются ЗГДР в архив на хранение. Подлинники аннулированной документации не должны храниться совместно с действующими материалами.
Изъятие учтенных копий документированной информации при выходе новой версии или аннулировании док. СМК проводится заместителем генерального директора по развитию в соответствии с Реестром выданных док. СМК.
Копии недействительных док. уничтожаются заместителем генерального директора по развитию любым приемлемым способом (разрывание, разрезание, сжигание), не допускающим их восстановление.
Отмененная документированная информация в электронном виде (в формате Word) размещаются заместителем генерального директора по развитию в электронную папку «Архив документов». Папка «Архив документов» входит в электронную папку «СМК».
Ответственность за аннулирование документации, изъятие и уничтожение недействительной документации возлагается на ЗГДР.